Declaración responsable

¿Qué es la declaración responsable de inicio de actividad?

La declaración responsable o licencia ‘express’ es el documento que sustituye a la licencia de apertura en la puesta en marcha de un negocio.

Mediante este escrito, el propietario de un negocio declara el cumplimiento de todos los requisitos necesarios en el local para el inicio de una determinada actividad, según establezca la normativa vigente. Además, se compromete a entregar todos los documentos que certifican la idoneidad del establecimiento, si fueran requeridos.

Por otra parte, al emitir un documento de este tipo, es el propietario el que asume toda responsabilidad que pudiera derivar de fallos y deficiencias en el local que no estuvieran debidamente contempladas y especificadas en el informe.

La razón de ser de la declaración responsable se encuentra en la sencillez del trámite frente a las tradicionales licencias de apertura, que además de resultar más costosas tienden a dilatarse demasiado en el tiempo, con el consiguiente perjuicio para el empresario.

De modo que, presentando una declaración responsable en detrimento de la licencia, se consigue aligerar el proceso de apertura de una manera más económica, aunque cabe decir que no todos los establecimientos y actividades están sujetos a este tipo de procedimiento.

¿Cuándo se necesita la declaración responsable?

La Declaración Responsable no es aplicable en todos los casos y su uso está condicionado por varios factores, como el tamaño del establecimiento y la naturaleza de la actividad comercial.

• La Declaración Responsable está destinada para negocios pequeños que no impliquen riesgos para los usuarios.
• Locales menores a 300m²: Se puede realizar la Declaración Responsable si el local tiene menos de 300 metros cuadrados, siempre y cuando la actividad empresarial no esté restringida por el ayuntamiento.
• Locales mayores a 300m²: Si el local supera los 300 metros cuadrados, la Declaración Responsable solo será válida si la actividad comercial es la misma que previamente se desarrollaba en el mismo local.

Algunas actividades empresariales están restringidas y no pueden tramitarse mediante Declaración Responsable, aun si el local es menor de 300m². Ejemplos de estas actividades son:

• Farmacias
• Estancos
• Talleres de reparación

No obstante, y como en el caso anterior, la declaración responsable sería posible si en nuestro local ya se ha estado desarrollando la misma actividad.

Quién la realiza

Por último, si el local es completamente nuevo o no dispone de las instalaciones básicas sería imprescindible realizar una licencia de apertura, sin posibilidad de sustituirla por la declaración responsable.

Para presentar una declaración responsable o comunicación previa con todas las garantías es necesario contactar con un técnico competente en la materia, como son los arquitectos, arquitectos técnicos, ingenieros e ingenieros técnicos.

Estos profesionales están capacitados para supervisar el local y adaptarlo, si fuera necesario, a los requerimientos que exige la normativa. También pueden realizar informes técnicos que completen la información de la declaración presentada al ayuntamiento.

Los documentos anexos que hay que presentar junto con la declaración responsable son particulares de cada caso, y sobretodo, de cada lugar.

Cómo es la declaración responsable

La declaración responsable es un documento tipo formulario en el que se declara la idoneidad de un local para ejercer una determinada actividad empresarial.

En primer lugar, hay que rellenar datos referidos a la persona responsable del negocio o al representante de este, en su defecto.

Más adelante, se piden datos relativos a la localización del negocio, así como la descripción de la actividad, las obras que han de realizarse, si las hubiera, y otras actuaciones relevantes. Además ha de indicarse la referencia catastral del local.

Por último, se precisa la firma del propietario o representante por la cual se manifiesta que el local cumple todos los requisitos atribuibles a la actividad declarada según la normativa vigente, así como la posesión del justificante del pago de tasas al ayuntamiento y del proyecto técnico, cuando éste sea exigible.

Cuándo solicitar una declaración responsable de inicio de actividad

La declaración responsable es un documento imprescindible para obtener el permiso del Ayuntamiento a la hora de abrir un nuevo negocio.

Lo que antes se gestionaba mediante licencias de apertura, ahora la normativa permite hacerlo mediante declaraciones responsables, en la mayoría de actividades, recayendo toda responsabilidad en la figura del propietario.

Para comenzar a desarrollar un actividad empresarial mediante declaración responsable, es imprescindible presentar este documento en el Ayuntamiento con anterioridad a su puesta en marcha.

A partir de ese momento, el propietario contaría con el permiso necesario para iniciar la actividad, independientemente de si el local cumple o no las condiciones estipuladas en la normativa vigente.

La idoneidad de las instalaciones se comprobarían mediante la inspección por parte del Ayuntamiento que llevaría a cabo en fechas posteriores a la entrega de la declaración, generalmente meses después.

El propietario de un negocio que elige la declaración responsable para la apertura del mismo se compromete a cumplir una serie de obligaciones en el ejercicio de su actividad comercial.

Así, mediante este escrito, el solicitante declara que el establecimiento cuenta con todos los requerimientos legales que establece la normativa, que cuenta, además, con los documentos que así lo acreditan y que se encuentra al corriente de los pagos de las tasas que el ayuntamiento exige en cada caso.

Qué supone la declaración responsable

La declaración responsable supone un atajo legal mediante el cual, un empresario puede abrir su negocio sin tener que realizar los tramites que suponían las licencias de apertura tradicionales.

Estos trámites significaban tener que solicitar con antelación la licencia, presentar los documentos que garantizaban la idoneidad del local y, en última instancia, esperar a que el ayuntamiento se pronunciase a su favor.

Precisamente es éste último punto el que se intenta mitigar con la aparición de la declaración responsable, ya que el plazo de resolución podía alargarse varios meses, lo que se traducía en grandes perdidas, muchas veces inasumibles para los pequeños comerciantes.

Pese a que la simplicidad del trámite de una declaración responsable sea mucho mayor que la de una licencia de actividad, conviene ser cuidadoso en su gestión para evitar problemas y gastos innecesarios.

La mera entrega del documento de declaración responsable ya habilita al propietario de un negocio a iniciar su actividad pero, siempre, bajo el supuesto de que se cumplen las condiciones impuestas en la normativa vigente.

De manera que si el Ayuntamiento comprueba, mediante una inspección, anomalías en el establecimiento o la actividad declarada, el propietario del negocio incurriría en multas y sanciones que obligarían a la clausura del local, con la perdida, no solo económica, sino también de tiempo que ello conlleva.

Por esta razón, se recomienda ponerse en manos de un técnico competente en realización de declaraciones responsables que se haga cargo de toda la gestión, y este capacitado en la elaboración de proyectos técnicos, si fueran necesarios, con tal de asegurarse de que el local va a cumplir las condiciones fijadas en la normativa.

Cómo conseguir la declaración responsable

Proceso del trámite:

1. El técnico visita el local objeto de la declaración y advertir cualquier anomalía que pudiera incluir el establecimiento, con el fin de poder adecuarlo antes de iniciar el proceso de apertura y que éste reúna todos los requisitos que la normativa vigente exige.
2. Redacción del documento de la declaración responsable o comunicación previa, en el que se detallarán los datos del propietario o representante del negocio, así como la ubicación y características del local.
3. Por último se especificará el estricto cumplimiento de la normativa, bajo responsabilidad del firmante.
4. Junto con la declaración, se facilitará los resguardos acreditativos del pago de las tasas que solicite el Ayuntamiento y la entrega del proyecto, si fuera obligatorio.
5. A partir del momento en el que entreguemos nuestra declaración responsable en el Ayuntamiento podremos comenzar a ejercer nuestra actividad empresarial, sin esperar a que el organismo se pronuncie al respecto.
6. La inspección, por parte del Ayuntamiento, se realiza con posterioridad, con el negocio ya en funcionamiento. De esta manera, se evita mantener el local cerrado a la espera de la resolución de los trámites, con los costes de oportunidad que ello genera al empresario.

Si tras la inspección se advirtiese que las características del local no coincidieran con las expuestas en la declaración, el responsable del negocio se enfrentaría a sanciones económicas y al más que seguro cierre preventivo del establecimiento.

Por tanto, cabe destacar que, en ningún caso, la declaración responsable exime de cumplir los requisitos que se le atribuyen a una actividad en concreto, aunque se permita ejercerla hasta que se realice la inspección, presumiendo el cumplimiento de todas las normas y la posesión de la documentación pertinente que requiere el establecimiento.

No toda las actividades comerciales cuentan con el beneplácito de los organismos oficiales para poder ser tramitadas como declaración responsable, pero sí la mayoría.

La gran ventaja de la declaración responsable, más allá de su simplicidad en cuanto a tramites se refiere respecto a la licencia de actividad, es su agilidad para iniciar la actividad empresarial. Así, con la entrega de la declaración en el organismo pertinente, el empresario estaría capacitado para abrir el establecimiento inmediatamente después.

Esto supone una gran mejora respecto al proceso tradicional de apertura, en el que los plazos de resolución de los trámites de apertura de un local podían extenderse varios meses, llegando incluso al año desde su presentación.

Según la actividad comercial que ejerzamos, la normativa es más o menos estricta con los requerimientos exigidos, por lo que antes de iniciar el proceso de comunicación previa es imprescindible documentarse sobre éstos.

Actividades que requieren licencia de apertura

No todas las actividades tienen las mismas facilidades para ser tramitadas mediante declaración responsable, en función de su incidencia en la seguridad y la salubridad del entorno.

Aunque, en última instancia, la decisión pertenece a cada Ayuntamiento existen una serie de negocios para los que su apertura depende exclusivamente de su tramitación mediante licencia de apertura, como sucede en los casos de:

• Estancos.
• Farmacias.
• Puestos ambulantes.
• Venta de combustible.
• Talleres de reparación o inspección técnica de vehículos.
• Bares y restaurantes.

Además de para abrir un negocio, existen otras circunstancias en las que se puede recurrir a la declaración responsable para desatascar una determinada operación, como por ejemplo, en el caso de un mero cambio en la titularidad del negocio.