¿Cómo hacer una declaración responsable?

En este artículo vamos a intentar desenmarañar la madeja de las declaraciones responsables, comunicaciones previas, licencias exprés y demás tipos de trámites existentes en los ayuntamientos.

¿Qué es una declaración responsable?

La declaración responsable, al igual que la comunicación previa, es el nuevo tipo de trámite existente en las administraciones públicas fomentado por las distintas normativas estatales y autonómicas surgidas a partir de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento y del Consejo europeos. Esta directiva europea fomenta la generalización de la declaración responsable o la comunicación previa como medio de control administrativo en detrimento de la licencia.

Así como en la licencia de actividad tengo que presentar toda la documentación y esperar a que me otorguen la autorización para ejercer un derecho (abrir un local, comenzar unas obras, etc.), en la declaración responsable presento la documentación y al instante puedo ejercer mi derecho, con la salvedad de que en el futuro la administración me podrá hacer una inspección y anular mi derecho (cerrar el negocio, paralizar las obras, etc.), e incluso poner una sanción si he cometido una irregularidad.

La declaración responsable sirve para agilizar los trámites en las administraciones y ha venido muy bien para agilizar los plazos de ciertos ayuntamientos que, de otra manera, serían inasumibles. Por ejemplo, no es asumible esperar varios meses para obtener una licencia de apertura en el centro de una gran ciudad, con lo que ello conlleva de pago de alquiler del local, sin poder abrir el negocio y ni tan siquiera poder comenzar las obras.

Por el contrario, la declaración responsable tiene el inconveniente de que el administrado debe responsabilizarse de cumplir la legalidad. Es decir, que nos dejen ejercer un derecho bajo una declaración responsable no quiere decir que estemos bajo el amparo de la ley. Podemos estar en una situación de ilegalidad, bien sea por ignorancia o bien sea de manera intencionada, con lo que ello conlleva. De esta manera, el trámite de licencia otorga al administrado y a la administración muchas más garantías.

¿Cuál es la diferencia entre la declaración responsable y la comunicación previa?

Ya sabemos en qué se diferencian la declaración responsable o comunicación previa de la licencia pero ¿en qué se diferencian entre ellas? La respuesta rápida es que, en la práctica, son lo mismo. Pero las leyes establecen una definición diferente para cada una de ellas:

• Declaración responsable: Es el documento suscrito por el interesado en el que se manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente para acceder al reconocimiento de un derecho o facultad o para su ejercicio, que dispone de la documentación que así lo acredita y que se compromete a mantener su cumplimiento durante el periodo de tiempo inherente a dicho reconocimiento o ejercicio.
• Comunicación previa: Es aquel documento mediante el que los interesados ponen en conocimiento de la Administración Pública competente sus datos identificativos y demás requisitos exigibles para el ejercicio de un derecho o el inicio de una actividad.

Como podemos observar, la definición es parecida. Ni siquiera los legisladores tienen clara cual es la diferencia ni se han parado a profundizar más en cada definición en cada sucesiva legislación. Cada administración puede elegir entre una u otra en función de sus necesidades, pero no puede aplicar las dos a la vez para un mismo acto administrativo. Algunas administraciones entienden la declaración responsable como un acto más reglado, con más requisitos, que las comunicaciones previas. Otras simplemente aplican uno u otro indistintamente.

Es también interesante señalar que coloquialmente se conoce a cualquiera de las dos como licencia exprés. Este apelativo puede resultar equívoco, puesto que precisamente estos trámites son lo contrario a la licencia y, como ya hemos dicho, la presentación de una declaración responsable no implica la concesión de ningún tipo de licencia.

¿En que casos puedo realizar una declaración responsable?

En general, podremos realizar una declaración responsable para todos aquellos trámites que no necesiten licencia. Ciñéndonos a los trámites que podemos realizar en la gerencia de urbanismo de cualquier ayuntamiento, podemos decir que necesitan licencia todas aquellas intervenciones que necesiten un proyecto. Por lo tanto, por contraposición, podremos realizar mediante declaración responsable todas aquellas actuaciones que no necesiten proyecto.

Por ejemplo, la Ley del Suelo de Galicia especifica los actos sujetos a comunicación previa, que son los siguientes:

1. Los actos de edificación y uso del suelo que, según la LOE, no necesiten proyecto.
2. La ejecución de obras menores.
3. Las actividades mercantiles, industriales, profesionales, etc.
4. El uso del vuelo sobre las edificaciones.
5. El cambio de uso de una parte de los edificios (no del total).
6. La extracción de áridos.
7. Las actividades extractivas.
8. La instalación de invernaderos.
9. La colocación de carteles.
10. Los cierres y vallados de fincas.
11. Las instalaciones y actividades de carácter temporal.

Podemos resumir que los actos que se pueden tramitar por comunicación previa o declaración responsable son las obras menores y las actividades comerciales. Entendemos por obras menores precisamente aquellas que no necesitan proyecto. Ya se ha escrito mucho sobre que obras necesitan proyecto y cuáles no, o lo que es lo mismo, cuál es la diferencia entre obras mayores y obras menores. Para saberlo a ciencia cierta tendríamos que estudiar cada caso y basarnos en las definiciones de la Ley de Ordenación de la Edificación (LOE).

Como regla mnemotécnica podemos decir que necesitan proyecto (y por tanto están sujetas a licencia) aquellas obras que actúen sobre la estructura, la fachada o un elemento protegido de un edificio. Por el contrario, no necesitan proyecto (y por tanto están sujetas al trámite de comunicación previa o declaración responsable) aquellas obras que no actúen sobre la estructura, ni la fachada, ni sobre ningún elemento protegido de un edificio.

En lo referente a las actividades comerciales, estas se regulan en los ayuntamientos. Ahora bien, las distintas normativas estatales y autonómicas basadas en la Directiva Europea antes citada, como es el caso de la LEY 9/2013, de 19 de diciembre, del emprendimiento y de la competitividad económica de Galicia, estipulan que dichas actividades comerciales deben ser tramitadas como comunicación previa o declaración responsable y no como licencia.

Eso sí, dependiendo del tipo de actividad (inocua, clasificada, recreativa y de espectáculos) y de otros factores, cada tipo de tramitación necesitará más o menos requisitos. Entre los requisitos necesarios más habituales están el proyecto de actividad, la declaración o autorización ambiental, las autorizaciones o informes sectoriales que sean preceptivos, etc. Por tanto, gran cantidad de actividades necesitan ciertos documentos y autorizaciones que no se realizan en un día y que van más allá de llevar unos papeles fotocopiados.

Con respecto a las actividades con obras, hemos de aclarar que existen dos tipos de tramitación diferentes:

• Las actividades con obras menores: Prácticamente todas las implantaciones de una nueva actividad en un local necesitan algún tipo de obras en mayor o menor medida. El tipo de tramitación depende de cada ayuntamiento, pero lo habitual es que realicemos dos comunicaciones previas diferentes, la primera la de obras menores (en la que presentaremos el correspondiente proyecto de actividad) y, una vez acabadas dichas obras, la comunicación previa de actividad.
• Las actividades con obras mayores: En este caso, como es comprensible, deberemos pedir licencia primero para realizar las obras mayores (en las que presentaremos el proyecto de obra conjuntamente con el proyecto de actividad, preferiblemente en un único documento). Una vez que estén acabadas las obras presentaremos la comunicación previa para el inicio de la actividad (para lo que necesitaremos el certificado final de obra).

La veracidad de datos

La declaración responsable se basa, como ya hemos dicho, en la confianza de la administración en el ciudadano. Pero también conlleva una responsabilidad, pues el ciudadano está declarando la veracidad de los datos en un documento público. En el caso de falsear cualquier dato de la declaración responsable, ello implicaría el cierre del local y la imposición de una sanción que iría de 300 € para las infracciones leves hasta 600.000 € y el cierre del establecimiento durante un período máximo de 3 años para las infracciones muy graves.

Por poner un ejemplo, en ciertos ayuntamientos no se exige proyecto de actividad para realizar el trámite de inicio de actividad inocua en locales de poca superficie, sino simplemente la presentación de un plano del local. Pero, en su lugar, hay que firmar un documento en el que el ciudadano declara responsablemente que dicho local cumple con todas las normativas de accesibilidad y protección contra incendios vigentes.

Y ¿cómo puede un ciudadano saber si su local cumple con la normativa técnica vigente en materia de accesibilidad y protección contra incendios (básicamente el CTE SI y el CTE SUA) si no ha realizado un proyecto de actividad?

Pues es casi seguro, salvo que el edificio sea recién construido, que el local no cumpla dicha normativa y el ciudadano, consciente o inconscientemente, esté mintiendo en una declaración responsable a la administración. ¿Qué pasaría entonces si hay un incendio en el establecimiento y el dueño ha declarado que se cumple la normativa contra incendios?

Conclusión

La declaración responsable para el acceso o ejercicio de la actividad es una herramienta muy útil para que los ayuntamientos agilicen los trámites de inicio de actividades. Eso sí, es un arma de doble filo. Los ayuntamientos la usan para eludir responsabilidades y traspasárselas al ciudadano, mientras que los ciudadanos la usan para saltarse las normativas a la torera.

En otros países de Europa puede ser la herramienta necesaria para el buen funcionamiento de las administraciones, pero en el país de la picaresca tal vez no sea el mejor sistema. En todo caso es un sistema que ha llegado para quedarse y debemos acostumbrarnos a usarlo correctamente.

El consejo es que si quieres realizar una declaración reponsable para tu actividad contactes con un profesional que compruebe que todo es correcto y que realicé el plano, o la documentación necesaria para tramitarlo todo.