En anteriores artículos hemos explicado qué es el Informe de Evaluación del Edificio, por tanto no vamos a redundar en ello. Sin embargo, en este artículo queremos ahondar en la relación del técnico con el cliente a la hora de realizar todos los trámites que conlleva un IEE. Tanto aquellos que facilitan a los técnicos como también a los vecinos de los edificios una buena relación.
¿Por qué hay que organizar visita para el Informe de Evaluación del Edificio?
El Informe de Evaluación del Edificio puede ser necesario por diferentes motivos. El principal es que lo requiera alguna administración (habitualmente el ayuntamiento) debido a la antigüedad del edificio. El segundo es que sea un requisito para pedir una subvención. Y el tercero puede ser, simplemente, que los vecinos se pongan de acuerdo en hacerlo para garantizar el correcto estado de su edificio.
¿Para qué se hace el IEE?
En cualquiera de los casos hay que tener claro para qué se hace el IEE y si es realmente lo que necesita la comunidad. Por ello, en caso de dudas, es aconsejable preguntar a la administración competente (normalmente el servicio de rehabilitación de cada ayuntamiento) qué es lo que necesitamos exactamente. Pongamos algunos ejemplos:
Si estamos obligados por ley:
Cada Comunidad Autónoma regula la realización de los Informes de Evaluación del Edificio, pero la gestión de ellos es municipal. Habitualmente el IEE lo tienen que realizar los edificios comunitarios de más de 50 años con una periodicidad de 10 años. Pero no todos los ayuntamientos están “adscritos” a esto.
- Algunos ayuntamientos tienen una regulación propia sobre el IEE más restrictiva que la autonómica (mayor periodicidad, primer IEE a los 40 años, inclusión de viviendas unifamiliares, residencias, colegios, etc.).
- Otros ayuntamientos, especialmente los pequeños, no tienen ninguna regulación y por tanto no lo piden. ¿Qué hacer en estos casos? Nuestra interpretación es que, si nuestro ayuntamiento no pide directamente la realización del IEE, no hay por qué hacerlo. Si nuestro ayuntamiento no tiene regulación propia, no nos lo va a pedir, y aunque la tenga, lo habitual es que mande una carta dándonos un plazo para realizarlo.
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Si es un requisito para una subvención:
Muchas subvenciones para la mejora del edificio requieren como requisito indispensable la realización del IEE. Pero no siempre es así. A veces el requisito es simplemente el Certificado de Eficiencia Energética del Edificio, que se corresponde solo con una de las partes del IEE.
- Existen subvenciones que originalmente pedían el IEE y, debido a sentencias judiciales, ahora solo piden el Certificado de Eficiencia Energética. Por tanto, en caso de duda, lo mejor es preguntar al organismo que otorga la subvención.
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Si realizamos el IEE por voluntad propia:
En este caso debe quedar muy claro a todos los vecinos por qué y para qué se hace. No es un caso anómalo, pues a veces una comunidad que necesita realizar el Certificado de Eficiencia Energética (por ejemplo para una subvención) decide que, ya de paso, realizan el IEE completo.
- Debemos recordar que cualquier gasto extra que se realice en una comunidad (y más si no es obligatorio) debe ser aprobado en junta e informado pertinentemente a todos los propietarios.
Puede darse el caso de que una comunidad quiera conocer el estado general de su edificio, si es peligroso, si está en buenas condiciones, etc. Esto suele darse en edificios antiguos que están en malas condiciones o en edificios con deficiencias de construcción. En estos casos, tal vez sea más recomendable la realización de un informe o de una peritación que se centre en los problemas reales del edificio, y no en un IEE, que es un informe de carácter generalista.
Una vez que tenemos claro qué es exactamente lo que necesitamos y todos los vecinos están conformes, es el momento de contratar a un técnico (arquitecto o arquitecto técnico) para que realice el IEE.
Documentación a recopilar antes de la IEE
Para la realización del IEE, el técnico deberá visitar todo el edificio, tanto las zonas comunes como el interior de los inmuebles. También necesitará recabar toda la información posible sobre él: planos, memorias de calidades, contratos de mantenimiento, inspecciones anteriores realizadas, etc. Por ello, tiene que haber una persona de contacto que le facilite toda esta información y le dé acceso a todas las zonas comunes. En estos casos suele ser el presidente de la comunidad, el gestor de la finca, un vecino, etc.
Es muy importante que todos los vecinos estén avisados de que se va a realizar el IEE en el edificio. En primer lugar, no todos los vecinos van a las juntas de propietarios. En segundo lugar, no todos los vecinos son propietarios, y por tanto no reciben las actas de las juntas en las que se aprueba la realización del IEE. Además, en los edificios suelen existir bajos comerciales y oficinas, muchas veces alquilados, que viven completamente ajenos al funcionamiento de la comunidad en la que están.
No es tarea del técnico explicar a todos estos vecinos qué es el IEE y por qué se hace, ni por qué lo tienen que pagar. Por tanto, nuestra recomendación es que se pongan carteles en los portales explicando por qué se realiza el IEE y avisar expresamente a los locales uno por uno.
¿Se incluyen todas las viviendas en el plan del IEE?
Esta es la gran pregunta que tienen los vecinos, porque todo el mundo quiere intentar evitar que entres en su vivienda. No hay una respuesta clara para ello, ya que hay que comprobar la normativa municipal. Existen municipios, como puede ser el de A Coruña, que obligan a visitar el 100% de las viviendas y locales, salvo causa de fuerza mayor, pero garantizando un mínimo de visitas del 80% bajo cualquier circunstancia.
En otros municipios establecen otros porcentajes de visitas diferentes. Lo que es común para todos los municipios es que el IEE extiende su eficacia a todos los locales y viviendas del edificio, aunque no hayan podido ser visitados. Por tanto, es responsabilidad del técnico asegurar que una determinada vivienda está en condiciones o no.
Nuestro consejo es que se intente visitar el 100% de las viviendas en todos los casos, salvo causa de fuerza mayor. En caso de que se deje de visitar alguna vivienda, que sea siempre una vivienda intermedia, ni áticos ni bajos. Es importante también visitar el 100% de los locales, pues son los que acogen más obras a lo largo del tiempo y pueden sufrir más patologías.
Cómo organizar la visita de la IEE
Es parecido a organizar la visita para la ITE. El régimen de visitas al edificio debe estar estipulado de antemano a la hora de dar el presupuesto. Como bien podemos comprender, no es lo mismo hacer dos visitas al edificio que veinte, ni se deben cobrar lo mismo. Hay que tener en cuenta que no todo el mundo vive en el edificio y puede haber muchas viviendas vacías, en las que los propietarios se tengan que desplazar expresamente para abrirnos.
Mientras que en comunidades pequeñas (hasta 10 viviendas) se puede establecer un único día para hacer la visita. En comunidades medianas o grandes nosotros recomendamos algunas de las siguientes medidas de organización:
Establecer un horario de visitas por franjas, como hacen los repartidores.
Es decir, que cada vecino se apunte en una franja horaria que le venga bien. Estas franjas no pueden ser ni muy pequeñas (para que el técnico tenga flexibilidad) ni muy grandes (el vecino no puede estar empantanado toda la tarde). Nosotros recomendamos franjas de dos horas, por ejemplo de 10:00 a 12:00, de 12:00 a 14:00, de 16:00 a 18:00, etc.
Dos días de visitas espaciados en el tiempo
Si hay que establecer más de un día de visitas, es mejor espaciarlos en el tiempo que poner dos o tres días seguidos. Esto es debido a que si un vecino se encuentra de viaje, está enfermo o no está debidamente informado, es probable que siga en esta situación durante varios días seguidos.
Hacer una primera visita
Por tanto, en comunidades muy grandes nuestra recomendación es: hacer una primera visita, en la que los vecinos se apunten previamente por franjas y en la podamos ver el mayor número de viviendas y locales posibles. Repetir otra visita en las mismas condiciones en el caso de que no nos de tiempo en un día, espaciada al menos una semana.
- Cuando hayamos visto alrededor del 70% de los inmuebles del edificio, lo mejor es intentar conseguir los teléfonos de los vecinos y llamarlos uno por uno, ya que es probable que estos no vivan en el edificio, sean desconfiados, no estén informados, etc. Por más carteles que pongamos y veces que les timbremos no vamos a conseguir nada si no los llamamos.
Cobrar un extra por visita adicional
- En última instancia es probable que haya un número reducido de vecinos ilocalizables o que nos pongan muchas trabas a la hora de enseñarnos su vivienda o local. Por eso es importante establecer en el contrato, o al menos en el presupuesto previo, qué pasa en estos casos. Una posibilidad es cobrar un extra por cada visita individualizada que tengamos que hacer a mayores (que la comunidad podrá repercutir directamente a ese vecino o repartirse el gasto).
- También podemos establecer en el contrato que se va a realizar un número máximo de visitas en total, por lo que si el número de vecinos ilocalizables o muy ocupados es pequeño, probablemente podemos asumirlo, con la ayuda del resto de vecinos.
¿Cómo tratar con los vecinos durante el IEE?
No es fácil para un ciudadano entender que tiene que venir un técnico a ver el estado de su casa. Aunque la mayor parte de los vecinos suelen ser simpáticos y agradables, es habitual que nos encontremos un pequeño porcentaje de gente que nos recrimine y nos increpe por querer realizar nuestro trabajo. Este suele ser el caso de vecinos poco informados, que no entienden en qué consiste el IEE.
Por eso, en estos casos, debemos intentar explicarles en qué consiste nuestro trabajo, qué necesitamos ver y para qué, e incluso a veces por qué la comunidad lo necesita (si es para una subvención, etc.). Por eso es importante que nosotros, como técnicos, estemos informados de la finalidad última del IEE, porque existen vecinos que no van a las reuniones ni saben de estatutos, ni de leyes, ni de informes, y lo único que ven es que vamos a su casa a medirles las ventanas.
A la hora de organizar un planning de visitas, debemos tener en cuenta que no todas las visitas van a durar lo mismo, pues habrá vecinos que nos preguntarán y contarán muchas cosas y habrá otros que tengan mucha prisa. Hemos de tener la psicología suficiente para captar estos momentos.
Debemos aprovechar a los vecinos más comprometidos (presidente, vicepresidente, vecinos simpáticos), para pedirles todos los datos posibles: hacer croquis, pedirle datos de las instalaciones, datos de las obras que se hicieron, cuotas de comunidad.
Cuando hagamos preguntas comprometidas hemos de explicar muy bien para qué se hacen, como por ejemplo el número de discapacitados o mayores de 70 años empadronados en el edificio o el número de viviendas con una renta mínima, todas ellas relacionadas con la mejora de la accesibilidad en el edificio.
La toma de datos para IEE o ITE
La toma de datos para el IEE funciona de forma similar a la toma de datos para la ITE. Es importante que antes de realizar las visitas elaboremos una tabla con todas las viviendas y locales que vamos a visitar y apuntemos en cada una los datos que nos va a pedir el informe. Entre ellos: tipo de instalación de calefacción, tipo de instalación de agua caliente, tipo de instalación de aire acondicionado, material de las ventanas y del vidrio, tipo de cerramiento, ventilación de los baños, etc.
En los tiempos muertos podemos aprovechar para analizar las condiciones de accesibilidad del edificio. Es decir, si tiene ascensor, si este es accesible, la accesibilidad de la entrada, la accesibilidad de cada descansillo, etc. Para ello es conveniente que elaboremos un croquis de estas zonas, sobre todo del portal.
Una de las partes más importantes es la visita de las zonas comunes, que suelen estar cerradas, por lo que deberemos ir con un representante de la comunidad. Tal es el caso de los cuartos de contadores (agua, luz, gas), los cuartos de maquinaria (ascensores, calderas comunitarias, paneles solares). También es muy importante visitar todas las terrazas y las azoteas y ver el estado de las cubiertas.
Organizar las visitas de un IEE o de una ITE es una tarea importante si no queremos perder el tiempo. Si no la organizamos bien puede ser un auténtico desastre en el que perdamos cantidad de tiempo y acabemos con todos los vecinos furiosos. Por el contrario, una visita bien planificada, si puede ser de la mano del presidente o de algún vecino colaborador, puede ser un camino de rosas y una experiencia agradable.